För att läsa en text krävs energi. Våra hjärnor behöver glukos för att kunna fungera och eftersom detta är en begränsad resurs inom varje kropp kommer din läsare att ha en begränsad mängd energi att investera i läsningen av din text. Du behöver säkerställa att den energin används till rätt sak.
Tre beståndsdelar
Oavsett typ av text samverkar tre beståndsdelar
Självklart vill du som skribenter att läsaren ägnar huvuddelen av sin energi åt att ta till sig ditt budskap. Tyvärr blir det sällan så. De tre beståndsdelarna samverkar och det visar sig att en stökig struktur ofta konsumerar väsentlig mycket mer energi än vad som läggs på budskapet. Ett otydlig språk toppar den problematiken ytterligare och till slut är det en mycket liten del av läsarens energi som läggs på att ta in själva budskapet – det som du egentligen ville nå ut med.
Yttre och inre struktur
Den yttre strukturen handlar om att följa en mall – att placera viss typ av information på en förväntade plats inom skriften.
Den inre strukturen handlar om hur du bygger dina meningar, hur placeras exempelvis bisatser i förhållande till subjekt och predikat. Genom en medveten hantering av de olika beståndsdelarna i språket kan du styra läsarens uppmärksamhet till de delar av budskapet du anser vara viktigast.
Nationallet språk och fackspråk
Ett tydligt språk kommer hjälpa din läsare att tolka ditt budskap på det sätt som du avsett. Du behöver göra två val:
- Nationellt språk - svenska, engelska, finska o s v
- Fackspråk – de begrepp som används inom just din verksamhet
Båda dessa kan tyckas som enkla val, men båda kan bidra med mer otydlighet än du ursprungligen tänkt dig. När det gäller nationellt språk står svenska, som många andra språk just nu, under hårt inflytande av engelska. Det kan fungera bra när vi lånar in engelska begrepp för sådant som inte existerar i svenska språket. Idag är det dock vanligt att välja engelska ord och uttryck för begrepp och fenomen som sedan länge har etablerade svenska alternativ. Exempelvis strävar många idag efter att deras verksamheter ska bli compliant och ett sätt att nå dit är att förbättra sin governance. Att verksamheten är compliant innebär, på svenska, att den efterlever ett regelverk och att förbättra sin governance är att förbättra sin verksamhetssyrning. Det kan mycket väl vara så att just du har en avvikande uppfattning om vad compliance eller governance står för, men då måste du förtydliga det. Problemet med den här typen av anglifiering är annars att skribenten använder de lånade begreppen just för att uppnå en otydlighet – skribenten är inte själv helt säker på vad begreppen innebär och vågar därför inte vara tydligare. Sedan är cirkusen igång!
Motsvarande problem finns när det gäller fackspråket inom verksamheten. Begreppen som utgör fackspråket har ofta funnits med länge och anses därmed vara väl etablerade. Problemet är dock att vid närmare undersökning brukar det visas sig att olika personer inom gruppen har olika uppfattning om den exakta innebörden av begreppet. En begreppsmodell med tillhörande definitioner av de inblandade fackbegreppen kommer undanröja denna typ av problem och kommer ge stora besparingar genom minskade missförstånd i det framtida arbetet. Komplettera gärna din text med en grafisk begreppsmodel för att hjälpa läsaren.
Du måste själv veta vad du vill
Om du inte själv har bestämt dig för exakt vad som är ditt budskap och vad du vill förmedla kommer läsaren heller aldrig att kunna uppfatta detta. Om du väljer att skriva på swengelska måste du vara beredd att definiera de swengelska begreppen – vilken skillnad finns, enligt dig, exempelvis mellan governance och verksamhetsstyrning. Vad skiljer transparens från öppenhet o s v.
